Format Surat Iringan yang Profesional: Panduan Menulis Langkah Demi Langkah

Dalam panduan ini, kami akan kongsikan semua yang anda perlu tahu tentang format surat iringan. Antaranya:

• Cara memformat bahagian-bahagian di dalam surat iringan termasuk kepala surat, salam pembukaan, pengenalan, isi kandungan, penutup, dan tandatangan.
  ‍
• Templat dan contoh untuk membantu anda menghasilkan surat iringan yang kemas dan profesional.
  ‍
• Tips-tips penting yang anda perlu gunakan semasa menulis untuk menghasilkan surat iringan yang berkesan.
  ‍

Cara memformat setiap bahagian utama di dalam surat iringan

Seperti yang telah diberitahu sebelum ini, surat iringan mempunyai format standard industri. Setiap bahagian mempunyai isi kandungan yang spesifik untuk ditulis. Mari lihat bagaimana untuk memformat bahagian-bahagian utama di dalam surat iringan.

Contoh surat iringan yang ditulis sebagai kandungan utama e-mel:

Format kepala surat iringan

Dalam surat iringan formal, kepala surat perlu merangkumi maklumat peribadi pengirim dan penerima, serta tarikh. Format ini lazimnya digunakan untuk surat iringan yang dilampirkan bersama permohonan kerja sama ada sebagai lampiran e-mel ataupun yang dicetak dan dihantar secara fizikal. Maklumat kepala surat ini menambahkan sentuhan profesional dan memudahkan majikan mencari maklumat untuk menghubungi anda dengan cepat.

Kepala surat biasanya diletakkan di bahagian atas kiri halaman. Mulakan dengan nama penuh anda, alamat, nombor telefon, dan e-mel. Tinggalkan satu baris kosong, kemudian nyatakan tarikh. Selepas satu baris kosong lagi, masukkan maklumat penerima. Pastikan anda menyertakan nama penerima, jawatan profesional, serta nama syarikat.

Berikut adalah templat yang boleh anda ikuti:

Format salam pembuka surat iringan

Selepas kepala surat, mulakan surat iringan anda dengan salam pembuka yang profesional dan sesuai. Jika anda mengetahui nama penerima, gunakan sapaan dengan menyertakan nama penuh dan gelaran mereka, contohnya: "Yang Berusaha Puan Aida Rahman."

Jika nama penerima tidak diketahui, gunakan salam umum yang sopan. Antara pilihan yang boleh digunakan ialah "Tuan/Puan yang dihormati" atau "Pengurus Pengambilan Pekerja yang Dihormati." Pastikan salam pembuka diakhiri dengan koma (,) dan tinggalkan satu baris kosong sebelum memulakan isi kandungan surat anda.

Format salam pembuka yang betul memberi gambaran profesional dan menunjukkan rasa hormat anda terhadap penerima, walaupun anda tidak mengenali mereka secara peribadi.

Format bahagian pengenalan dalam surat iringan

Bahagian pengenalan dalam surat iringan bertujuan memperkenalkan diri anda dan menjelaskan tujuan anda menulis surat tersebut. Pengenalan ini biasanya terdiri daripada satu perenggan ringkas yang menyatakan jawatan yang dipohon dan bagaimana anda mengetahui tentang peluang tersebut.

• Mulakan dengan memperkenalkan diri anda secara ringkas dan terus nyatakan jawatan yang anda mohon, contohnya:

• Anda juga boleh menambah sebab mengapa anda berminat dengan jawatan tersebut, terutamanya jika anda kagum dengan reputasi syarikat atau tertarik dengan bidang kerja mereka. Pastikan ayat anda jelas dan padat tanpa terlalu panjang, contohnya:

Format pengenalan yang baik memberi gambaran pertama yang positif kepada majikan dan menarik minat mereka untuk membaca isi kandungan surat anda dengan lebih lanjut.

Format menulis isi utama surat iringan

Bahagian isi utama surat iringan merupakan ruang untuk anda menonjolkan kemahiran, pengalaman, dan pencapaian yang relevan dengan jawatan yang dipohon. Isi utama ini biasanya terdiri daripada satu hingga dua perenggan yang memberikan gambaran lebih terperinci tentang nilai yang anda boleh tawarkan kepada organisasi.

• Mulakan dengan menyatakan kelayakan utama anda, seperti pengalaman kerja atau pencapaian profesional. Contohnya:

• Seterusnya, jelaskan bagaimana kemahiran anda boleh memenuhi keperluan syarikat. Anda juga boleh menyertakan contoh projek tertentu atau kemahiran teknikal yang menunjukkan keupayaan anda. Contohnya:

Bahagian isi utama yang ditulis dengan baik akan memperkuatkan permohonan anda dan membantu majikan memahami sumbangan yang anda boleh berikan jika diberi peluang untuk mengisi jawatan tersebut.

Format menulis bahagian penutup surat iringan

Bahagian penutup surat iringan bertujuan untuk mengakhiri surat dengan nada positif dan profesional. Penutup yang baik memberikan kesan terakhir yang meyakinkan dan menekankan semula minat anda terhadap jawatan tersebut.

• Mulakan dengan menyatakan kesediaan anda untuk menghadiri temu duga dan nyatakan cara majikan boleh menghubungi anda. Contohnya:

• Anda juga boleh menambah penghargaan kepada majikan kerana meluangkan masa untuk mempertimbangkan permohonan anda. Contohnya:

Penutup yang baik membantu menunjukkan rasa hormat anda terhadap majikan dan menonjolkan keyakinan anda dalam menjadi calon yang sesuai untuk jawatan yang dipohon.

Format tandatangan dalam surat iringan

Di penghujung surat iringan di bahagian kiri, sertakan tandatangan anda. Tandatangan ini terdiri daripada tiga bahagian utama menggunakan format di bawah:

Ucapan penutup hendaklah ringkas dan diakhiri dengan koma. Antara yang biasa digunakan ialah:

• Yang benar,
• Salam hormat,
• Sekian, terima kasih,
  ‍

Tandatangan anda diletakkan di bawah ucapan penutup. Untuk surat cetakan, tandatangan anda perlu ditulis menggunakan dakwat pen, manakala untuk surat digital, cukup dengan menaip nama anda.

Maklumat untuk menghubungi anda, jika tidak dinyatakan dalam kepala surat iringan.

Format tandatangan yang teratur dan profesional memberi sentuhan akhir yang baik dan mengukuhkan tanggapan positif majikan terhadap permohonan anda.

Format asas surat iringan

Surat iringan biasanya ditulis tidak lebih daripada satu muka surat, mengandungi tiga perenggan merangkumi pengenalan, isi utama, dan kesimpulan. Setiap bahagian ini mempunyai format asas tersendiri. Selain itu, format surat iringan juga bergantung kepada cara untuk menghantarnya:

Format surat iringan yang ditulis sebagai e-mel

Sekiranya anda ingin menulis surat iringan sebagai kandungan utama e-mel dan bukan sebagai lampiran, formatnya menjadi lebih ringkas. Gunakan fon dan saiz huruf standard yang telah ditetapkan di aplikasi e-mel. Anda tidak perlu menyertakan kepala surat seperti dalam dokumen formal.

Walau bagaimanapun, pastikan anda memasukkan salam pembuka yang jelas, penutup formal, serta maklumat kontak anda di akhir e-mel. Format yang teratur ini membantu penerima memahami mesej anda dengan mudah dan memastikan anda kelihatan profesional.

Format surat iringan yang dicetak atau dilampirkan sebagai fail di dalam e-mel

Sekiranya anda ingin mencetak surat iringan atau menghantarnya sebagai lampiran e-mel, gunakan format yang lebih terstruktur. Berikut adalah beberapa garis panduan yang perlu diikuti:

• Gunakan jarak baris tunggal (single-spaced) dalam setiap perenggan dan tinggalkan satu ruang kosong antara perenggan.
  ‍
• Pilih font profesional seperti Times New Roman atau Arial dengan saiz huruf 12 untuk memastikan surat mudah dibaca.
  ‍
• Tetapkan margin satu inci pada sisi halaman.
  ‍
• Sertakan kepala surat yang mengandungi maklumat peribadi anda, maklumat penerima, dan tarikh.
  ‍

Sekiranya anda melampirkan surat iringan dalam bentuk fail digital, terdapat beberapa peraturan tambahan yang perlu diambil kira:

• Pastikan anda menggunakan jenis fail seperti yang diminta oleh syarikat. Setiap majikan mungkin mempunyai keutamaan format fail yang berbeza, seperti PDF (.pdf) atau dokumen Word (.doc). Jika tiada format khusus dinyatakan, disarankan untuk menggunakan format PDF kerana ia mengekalkan susunan dokumen pada semua jenis peranti.
  ‍
• Pastikan nama fail anda profesional dan memudahkan majikan untuk mencarinya. Cara yang terbaik adalah dengan menggabungkan nama penuh anda beserta perkataan "surat iringan" dalam nama fail untuk memastikan ia jelas dan mudah dicari oleh pihak majikan. Ini juga memberi kesan yang lebih profesional kepada permohonan anda. Ikut templat ini semasa menamakan fail anda:
  
  [Namapertama_Namakedua_SuratIringan.pdf]
  
  Contoh: NurulAfiqah_Hassan_SuratIringan.pdf
  ‍

Kepentingan mengikut format surat iringan yang betul

Setelah memahami format surat iringan, pastikan anda mengaplikasikannya semasa menulis surat iringan untuk memohon pekerjaan impian anda. Kami pasti usaha anda tidak akan sia-sia kerana menghantar surat iringan menggunakan format yang betul akan:

Memudahkan majikan mencari maklumat anda. Surat iringan lazimnya mempunyai format standard untuk kebanyakan industri. Ini dapat memudahkan pihak pengambilan kerja untuk mencari maklumat utama dengan pantas. Sebagai contoh, jika mereka memerlukan nama penuh atau maklumat untuk menghubungi anda, mereka tahu di mana perlu mencarinya, iaitu di bahagian atas surat iringan.

Membantu permohonan anda melepasi Sistem Penapisan Automatik (ATS). Kebanyakan syarikat kini menggunakan sistem penapisan automatik (Applicant Tracking System atau ATS) untuk menyaring surat iringan dan resume secara automatik berdasarkan maklumat tertentu. Menggunakan format yang betul memastikan surat iringan anda mudah diproses oleh perisian ATS, sekali gus meningkatkan peluang permohonan anda sampai kepada pihak pengurus pengambilan pekerja.

Jadi, surat iringan yang ditulis mengikut panduan format yang telah ditetapkan adalah mesra ATS. Antara maklumat utama yang dicari oleh ATS adalah pengalaman kerja, sebab anda memohon jawatan, dan kemahiran profesional anda. Menggunakan templat dan format yang kami sediakan dalam artikel ini akan memastikan sistem ATS dapat mengesan semua maklumat yang diperlukan.