Bagaimana untuk Menulis Surat Iringan yang Profesional

Teruskan membaca artikel ini untuk mempelajari cara terbaik menulis surat iringan yang dapat membantu anda mendapatkan pekerjaan impian!

Antara perkara penting yang anda akan perolehi daripada panduan ini:

• Format yang perlu anda ikut semasa menulis surat iringan untuk dilampirkan dalam permohonan kerja anda.
  ‍
• Templat surat iringan yang anda boleh sesuaikan dengan pelbagai jawatan yang ingin dipohon.
  ‍
• Tips terbaik untuk menghasilkan surat iringan yang akan membantu kejayaan anda dalam memperolehi kerjaya idaman.
  ‍

Templat surat iringan

Berikut adalah templat surat iringan untuk membantu anda memahami format yang betul. Anda boleh mengubahsuai dengan memasukkan maklumat diri anda dan pekerjaan yang anda pohon.

Perkara yang perlu dilakukan sebelum mula menulis surat iringan

Sebelum anda menulis surat iringan, anda perlu mengumpulkan maklumat yang akan dimasukkan di dalam surat iringan. Berikut adalah beberapa perkara yang anda perlu ambil kira untuk mendapatkan maklumat tersebut:

• Fikirkan tentang pengalaman anda dan bagaimana anda ingin mengaitkan pengalaman ini dengan jawatan yang akan dipohon. Apakah bakat, kemahiran atau pencapaian anda yang pengurus pengambilan perlu tahu? Fikirkan bagaimana untuk kaitkan pengalaman tersebut dengan kemahiran dan kebolehan yang ditulis di dalam iklan jawatan kosong.
  ‍
• Fikirkan bagaimana anda dapat tahu tentang peluang pekerjaan tersebut. Jika ia adalah kenalan peribadi, catat nama dan gelaran orang itu. Jika ia adalah dari iklan atau papan kerja, tulis di mana dan bila anda melihatnya dan senaraikan sebarang arahan khusus yang dicatatkan dalam huraian kerja.
  ‍
• Selidik syarikat yang anda ingin pohon. Apakah perkara yang menarik perhatian anda tentang syarikat tersebut. Adakah budaya kerjanya selari dengan nilai dan matlamat kerjaya anda? Maklumat ini akan membantu anda menulis surat iringan yang menunjukkan bagaimana kemahiran dan personaliti anda sesuai dengan keperluan serta nilai syarikat tersebut.
  ‍
• Cari kepada siapa anda akan tujukan surat iringan tersebut. Sekiranya tertulis di iklan jawatan kosong nama orang yang bertanggungjawab dalam proses pengambilan kerja, tulis nama dan gelarannya. Jika tidak, anda perlu menghantarnya kepada pengurus pengambilan atau jawatankuasa pencarian bakat.
  ‍

Format surat iringan

Sebuah surat iringan yang efektif harus mempunyai struktur yang teratur dan mudah dibaca. Berikut adalah elemen-elemen penting yang perlu ada dalam surat iringan anda:

Maklumat peribadi dan tarikh

Seperti kebanyakan surat rasmi, anda perlu menyertakan beberapa maklumat peribadi di bahagian atas surat supaya mudah untuk pengurus pengambilan kerja menghubungi anda. Sertakan nama penuh, alamat, nombor telefon, dan alamat e-mel anda di bahagian atas surat. Di bawah maklumat ini, sertakan tarikh surat ditulis.

Contoh:

Aiman Bin Zain

No. 12, Jalan Melati

68000 Ampang, Selangor

aiman.zain@example.com

+6012 90988765

25 November 2024

Maklumat majikan

Masukkan nama syarikat, nama penerima (jika diketahui), dan alamat syarikat. Ini menunjukkan bahawa surat anda ditulis khusus untuk organisasi tersebut. Pastikan untuk mengikut arahan yang ditetapkan di iklan jawatan kosong. Sekiranya telah ditetapkan permohonan kerja tersebut perlu dihantar kepada individu spesifik di dalam syarikat, gunakan maklumat tersebut sebagai penerima surat iringan.

Contoh (jika nama penerima tidak diketahui):

Human Resources Department

Insights Technologies Sdn. Bhd.

Lot 88, Jalan Teknologi,

47800 Petaling Jaya, Selangor

Contoh (jika nama penerima diketahui):

Encik Ahmad Firdaus

Pengurus Sumber Manusia

Syarikat Bersatu Sdn. Bhd.

No. 15, Jalan Impian,

57000 Kuala Lumpur

Salam pembuka

Salam pembuka adalah bahagian awal dalam surat iringan yang bertujuan untuk menyapa penerima dengan sopan dan profesional. Ia menunjukkan rasa hormat kepada majikan atau individu yang bertanggungjawab terhadap proses pengambilan pekerja.

Contoh (jika nama penerima tidak diketahui):

Yang Berusaha Tuan/Puan,

Contoh (jika nama penerima diketahui):

Yang Berusaha Encik Ahmad Firdaus,

Untuk mengetahui lebih lanjut, lihat panduan ini tentang salam yang sesuai digunakan di dalam surat iringan.

Pengenalan

Perenggan pertama dalam surat iringan akan memberikan kesan pertama anda pada majikan. Jadi, sangat penting untuk menarik perhatian pembaca di sini. Bahagian ini memperkenalkan diri dan menyatakan tujuan surat anda. Nyatakan mengapa anda minat dengan jawatan yang dipohon dan syarikat. Juga bagaimana anda mengetahui tentang peluang tersebut.

Contoh:

Saya Aiman Bin Zain, ingin memohon jawatan sebagai Jurutera Komputer seperti yang diiklankan di Jobstreet. Saya amat berminat untuk menyertai pasukan teknikal di Trade Corp. Sdn. Bhd. kerana ia seiring dengan matlamat kerjaya saya.

Isi utama

Bahagian ini digunakan untuk menerangkan pengalaman, kemahiran, dan pencapaian anda yang relevan dengan jawatan yang dipohon. Kenal pasti kata kunci yang disenaraikan di dalam huraian kerja dan gunakannya dalam penerangan anda. Gunakan contoh konkrit untuk menyokong kenyataan anda.

Contoh:

Sepanjang pengalaman saya bekerja sebagai saintis data, saya telah mengetuai beberapa projek, termasuk AI Promising Generation, di mana saya berjaya meningkatkan kecekapan operasi sebanyak 15%. Selain itu, saya mempunyai pengalaman dalam 'pengaturcaraan Python dan kemahiran komunikasi berpasukan. Saya telah memainkan peranan penting dalam projek analitik prediktif untuk syarikat logistik, di mana saya membangunkan alat penjadualan berasaskan AI yang berjaya mengurangkan masa operasi sebanyak 10%. Projek ini memerlukan penyelesaian masalah yang kompleks serta komunikasi berterusan dengan pihak pengurusan untuk memastikan pelaksanaannya selaras dengan objektif syarikat.

Isi sokongan

Bahagian ini harus memberi tumpuan kepada pencapaian atau kemahiran penting lain yang berkaitan dengan jawatan. Jangan ulangi butiran yang ada dalam resume anda, berikan cerita ringkas tentang kemahiran atau oengalaman tertentu yang memaparkan bahawa anda adalah calon yang sesuai untuk jawatan itu. Jika anda menukar kerjaya, ini adalah peluang yang baik untuk bercakap tentang kemahiran yang boleh dipindahkan atau pengalaman yang boleh dikaitkan daripada kerjaya anda sebelum ini.

Contoh:

Saya seorang yang bermotivasi tinggi dalam inovasi. Semasa bekerja sebagai saintis data di Megah Holdings, saya telah membangunkan algoritma pembelajaran mesin untuk mengoptimumkan proses pengesanan anomali dalam sistem rangkaian. Projek ini melibatkan analisis data besar, penulisan kod menggunakan Python dan TensorFlow, serta pelaksanaan model prediktif yang berjaya meningkatkan ketepatan pengesanan sebanyak 25%. Selain itu, saya bekerjasama rapat dengan jurutera perisian untuk mengintegrasikan model ini ke dalam sistem operasi syarikat. Pengalaman ini tidak hanya mengasah kemahiran teknikal saya, tetapi juga memperkukuhkan keupayaan saya untuk bekerjasama dalam pasukan pelbagai disiplin. Saya yakin kemahiran ini amat relevan untuk peranan jurutera komputer, dan saya dapat memberikan kesan terbaik dalam membantu syarikat mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

Penutup surat

Penutup surat haruslah formal dan profesional. Bahagian ini menekankan kesediaan anda untuk ditemu duga dan menyediakan maklumat hubungan untuk memudahkan majikan menghubungi anda. Akhiri dengan ucapan terima kasih dan nama penuh anda. Jika surat dihantar secara fizikal, anda boleh menambah tandatangan di atas nama penuh anda.

Contoh:

Saya amat berharap dapat menyertai pasukan tuan dan bersedia untuk ditemu duga pada bila-bila masa yang sesuai. Sila hubungi saya di +6012 90988765 atau melalui e-mel di aiman.zain@example.com. Terima kasih atas masa dan usaha yang tuan berikan.

Yang benar,

Aiman Bin Zain

Tips untuk mendapatkan surat iringan yang berkesan

Berikut adalah beberapa garis panduan yang anda perlu ikuti semasa membina surat iringan:

Elakkan menulis sesuatu yang generik tentang kebolehan anda

Semasa menceritakan tentang pengalaman kerja, cuba untuk hubungkannya dengan kemahiran anda dalam penyelesaikan masalah yang telah memberi impak kepada syarikat. Mana-mana calon boleh mengatakan mereka mempunyai kemahiran yang diingini. Untuk memberi kesan yang baik, anda perlu memberikan contoh bagaimana kemahiran anda telah berjaya memberi impak yang besar.

Pastikan ia pendek dan tepat

Elakkan daripada menulis surat iringan yang terlalu panjang. Fokus pada butiran kerja yang paling penting. Baca huraian kerja dengan teliti untuk mengenal pasti mana satu maklumat terbaik untuk menggambarkan kelayakan anda. Apakah pencapaian profesional yang paling anda banggakan? Pilih satu atau dua dan petakannya terus kepada pengalaman atau kelayakan yang diingini yang dicari oleh pengurus pengambilan pekerja, menggunakan hanya beberapa ayat yang terperinci tetapi padat.

Teliti dan lakukan pembacaan pruf (proofreading) sebelum anda menghantar surat iringan untuk permohonan kerja

Baca semula surat iringan anda beberapa kali sebelum menghantarnya. Perhatikan kesilapan ejaan, tatabahasa atau tanda baca. Membacanya dengan kuat boleh membantu anda memilih frasa janggal atau ayat yang terlalu panjang. Jika anda tulis nama pengurus pengambilan pekerja, semak semula ejaan tersebut dan pastikan ianya tepat.

Kesimpulan

Permohonan kerja yang melampirkan surat iringan memberi anda peluang berharga untuk menunjukkan keupayaan dan personaliti anda. Gunakan surat iringan untuk menyerlahkan kebolehan dan kekuatan anda sambil menunjukkan rasa hormat anda kepada pengurus pengambilan pekerja atas masa dan perhatian yang diberikan.